Come negoziare al meglio fra ristorante e fornitori

Nel mondo in costante evoluzione del settore enogastronomico, la relazione tra i ristoranti e i loro fornitori sta attraversando una trasformazione significativa. In passato, questa era spesso caratterizzata da mere transazioni, basate principalmente su accordi economici a breve termine. Tuttavia, ciò che sta emergendo essere un aspetto cruciale per il successo è il passaggio da relazioni meramente commerciali a legami relazionali duraturi.

Non si tratta dunque più di stringere semplici accordi pecuniari, ma di diventare maestri di quella che può essere considerata l'arte della negoziazione gastronomica. Questo cambiamento è guidato dalla consapevolezza sempre crescente dell'importanza di lavorare in collaborazione per raggiungere obiettivi comuni. La transizione da un'ottica puramente economica a una basata sulla fiducia e sulla costruzione di relazioni può aprire nuove porte, conducendo a mutui e significativi vantaggi competitivi.

Ecco, quindi, che la negoziazione gastronomica diventa un'arte in cui le interazioni sono alla base del successo, e in cui la strada per il trionfo culinario viene pavimentata con fiducia, collaborazione e visione a lungo termine.

L'importanza delle relazioni fornitore-ristorante

Una gestione oculata delle relazioni con i fornitori non è più un dettaglio di back office, ma può fare la differenza tra un ristorante di successo e uno che si trova a lottare per sopravvivere. Non si tratta, dunque, di un investimento per il solo presente, ma anche di un pilastro fondamentale per il futuro del business. Ci sono alcuni vantaggi che vengono subito in mente:

Stabilità dei costi e margini di profitto migliorati: La stabilità dei costi è un aspetto chiave per il successo di un’azienda. Le relazioni di fiducia con i fornitori spesso si traducono in tariffe preferenziali e prezzi stabili. Questo consente ai ristoratori di pianificare in modo più accurato i costi operativi e di mantenere margini di profitto più elevati. In un settore in cui questi ultimi sono notoriamente sottili, questa stabilità finanziaria è un vantaggio competitivo significativo.

Continuità nella qualità: Una relazione di fiducia con i fornitori permette ai ristoranti di garantire la continuità nella qualità e nella consistenza dei propri prodotti. I fornitori fidati sono in grado di assicurare ingredienti di alta qualità in modo costante, il che si traduce in piatti gustosi e soddisfacenti per la clientela. La capacità di offrire un'esperienza culinaria coerente nel tempo è un vantaggio competitivo chiave, poiché crea e mantiene clienti fedeli, futuri ambasciatori del ristorante.

Tattiche di negoziazione efficaci per creare valore

Negoziare con i fornitori nel settore enogastronomico richiede tattiche specifiche e strategie mirate. Si tratta di creare valore, imbandendo il tavolo della trattativa con gustosi elementi che vadano al di là della pura contabilitá gastronomica, vale a dire del mero prezzo. Bisogna esplorare la ricetta del vero valore puro, inteso come strategic business relationship.

Sia chiaro, discutere i prezzi e mantenere i costi è importante. L’efficienza operativa di un ristorante é la “conditio sine qua non”. Beneficiare di sconti da acquisti per stock di prodotto e rivedere le opzioni di trasporto più convenienti (consegna in lotti più ampi per ridurre i costi di spedizione), consente all’esercente di ottimizzare il proprio inventario, ridurre gli sprechi e garantire la disponibilità degli ingredienti necessari al momento giusto. Tutto ció influisce positivamente sul bilancio contabile e sulla gestione delle scorte.

Ora, proviamo ad aggiungere alcuni ingredienti creativi che abbiano il potenziale di tramutare una semplice ricetta in un piatto ancora più speciale. Potremmo, tra le varie opzioni, provare a negoziare:

l’accesso a prodotti esclusivi, unici, non facilmente reperibili altrove. I fornitori fidati sono più inclini a collaborare con i ristoranti per sviluppare ingredienti personalizzati o per riservare loro accesso a prodotti rari e pregiati. Questa esclusività può attirare clienti in cerca di esperienze culinarie uniche e difficilmente replicabili altrove.

Ipotetico scenario: un ristorante specializzato in cucina fusion può collaborare con un fornitore di carne per sviluppare tagli personalizzati che si adattino perfettamente alle loro preparazioni uniche. Durante le trattative, possono anche concordare modalità di consegna efficienti per garantire la freschezza degli ingredienti personalizzati.

Formazione e supporto tecnico: la capacità e abilità di saper gestire, maneggiare e conoscere ingredienti e utensili è sinonimo di serietà professionale e a volte non basta leggere solo il libretto delle istruzioni. Basti pensare a quanti di noi hanno un telefono di ultima generazione e non approfittano di tutta la sua potenzialità.

Ipotetico scenario: un fornitore di attrezzature professionali può offrire formazione e supporto tecnico specializzato al personale del ristorante nell'uso e nella manutenzione di attrezzature complesse. Possono anche discutere le modalità di consegna e l'assistenza postvendita per garantire il funzionamento senza intoppi delle attrezzature.

Programmi di sostenibilità e responsabilità sociale: in un mondo per fortuna sempre più attento ai cambiamenti climatici e alle rivoluzioni sociali in corso, perché non negoziare anche l’adesione a programmi specifici di sviluppo della collettività locale?

Ipotetico scenario: un ristorante e un fornitore di prodotti alimentari possono collaborare per promuovere la sostenibilità e la responsabilità sociale. Ad esempio, il primo potrebbe impegnarsi a utilizzare ingredienti provenienti da fonti sostenibili e produttori locali, riducendo così l'impatto ambientale. Il fornitore potrebbe a sua volta impegnarsi a fornire questi ingredienti in modo sostenibile, ad esempio riducendo l'imballaggio oppure ottimizzando le pratiche di produzione per ridurre gli sprechi. Inoltre, essi potrebbero collaborare su iniziative di responsabilità sociale, come sostenere comunità locali o organizzazioni benefiche. Ad esempio, potrebbero pianificare eventi o campagne di raccolta fondi a sostegno di cause sociali importanti. Questo tipo di collaborazione non solo contribuirebbe a migliorare la reputazione di entrambe le parti, ma avrebbe anche un impatto positivo sulla comunità circostante.

Queste ipotesi illustrano come il tavolo della trattativa può essere allungato e reso più stabile grazie a colonne portanti che hanno il potere di elevare un puro accordo commerciale a una partnership più strategica.

La gestione delle relazioni a lungo termine

Le strategie per la collaborazione continua e la fidelizzazione tra fornitore e ristoratore nel settore enogastronomico possono essere fondamentali per la costruzione di relazioni a lungo termine di successo. Ma come si fa a capire se un ristorante ha i fornitori giusti? Bisogna essere pronti a un'autovalutazione ed essere d’accordo nel cambiare il paradigma lavorativo. In parole più semplici, è necessario superare il comodo “Chiamami se ci sono problemi!”, per abbracciare il più impegnativo “Organizziamo sessioni di feedback costanti per un check-up della situazione, discutere la performance, rivedere gli obiettivi e scoprire opportunità”.

Vediamo quali sono i dieci parametri da tenere in considerazione per assicurare una relazione di fiducia stabile e duratura con i fornitori strategici.

1. Contratti a lungo termine: La firma di contratti a lungo termine può stabilire una base solida per la collaborazione. Questi possono offrire sicurezza sia al ristoratore che al fornitore, garantendo volumi di acquisto o di fornitura a lungo termine. Ciò può aiutare entrambe le parti a pianificare meglio le rispettive attività.
2. Programmi di fedeltà e sconti: Creare programmi di fedeltà in cui i grossisti premiano i ristoranti fedeli con sconti o vantaggi speciali. Questo incentiva il ristoratore a mantenere una relazione continua con questi fornitori, piuttosto che cercare costantemente nuovi partner
3. Collaborazione nello sviluppo di prodotti: Coinvolgere i fornitori nello sviluppo di nuovi prodotti o nel miglioramento di quelli esistenti può rafforzare la collaborazione. Ad esempio, un ristorante può lavorare con un produttore di vini per creare una selezione di etichette esclusive che si abbinino perfettamente ai piatti del menu
4. Scambio di informazioni e formazione: Offrire formazione e condividere informazioni specifiche dell'industria con i fornitori può aumentare la comprensione da parte di questi ultimi delle esigenze e delle tendenze del ristorante. Allo stesso tempo, i ristoratori possono beneficiare dell'esperienza dei fornitori. Questa condivisione di conoscenze favorisce la collaborazione continua.
5. Monitoraggio delle prestazioni e feedback costante: Valutare regolarmente le prestazioni del fornitore, fornendo feedback costanti. Includere indicatori chiave di performance (KPI) e metriche di qualità nei contratti. Questa trasparenza aiuta a mantenere gli standard elevati e a risolvere tempestivamente eventuali problemi.
6. Collaborazione in iniziative di responsabilità sociale e sostenibilità: Coinvolgere i fornitori in iniziative di responsabilità sociale e sostenibilità può dimostrare un impegno condiviso per valori importanti. Ad esempio, collaborare con fornitori che seguono pratiche sostenibili può aiutare entrambe le parti a raggiungere obiettivi comuni.
7. Comunicazione regolare e incontri programmati: Programmare incontri regolari tra il ristoratore e il fornitore per discutere le esigenze, le opportunità e le sfide. Questi incontri permettono di affrontare tempestivamente le questioni e di mantenere una comunicazione continua.
8. Collaborazione esclusiva: Considerare accordi di esclusività in cui il ristoratore si impegna a lavorare esclusivamente con un determinato fornitore per una categoria di prodotti. Questo può incentivare una collaborazione più profonda e a lungo termine.
9. Rispetto dei termini e delle condizioni contrattuali: Rispettare rigorosamente i termini e le condizioni contrattuali concordate, inclusi pagamenti puntuali e quantità di acquisto stabilite. Questo costruisce fiducia reciproca e dimostra affidabilità.
10. Celebrazione dei successi comuni: Celebrare i successi comuni può contribuire a rafforzare il legame tra ristoratore e fornitore. Questo può includere eventi speciali, riconoscimenti pubblici o anche collaborazioni per eventi gastronomici.

La tabella sottostante (clicca qui per scaricare il pdf) aiuta a schematizzare tutti i concetti e invita a una serena e costruttiva autovalutazione. Per ogni parametro, ci sono un paio di domande che favoriscono una discussione interna o con i collaboratori. Si può assegnare un emoji (sorridente, neutrale o triste) per definire lo status attuale, e poi aggiungere una priorità (alta, media, bassa) così da capire in maniera chiara su quali punti bisogna agire. Si potrebbe incominciare a lavorare sui parametri per i quali l'emoji non sorride e la priorità si dimostra dunque alta.

In conclusione... 

La gestione delle relazioni con i fornitori nel settore enogastronomico è essenziale per il successo aziendale. Passare da pure transazioni a relazioni costruttive di lungo termine è fondamentale per mantenere standard di alta qualità e garantire una continuità operativa stabile. Padroneggiare l’arte della negoziazione gastronomica, ovvero la gestione delle relazioni con i fornitori in modo strategico e collaborativo, porta vantaggi competitivi e successo a lungo termine. Investire costantemente nella perfezione di questa arte è un impegno prezioso per ogni ristoratore. Questo sforzo costante può portare a un menu più ricco, clienti più soddisfatti e successo a lungo termine nel settore enogastronomico.

Io resto a disposizione a questo indirizzo kairosgoodfriend@gmail.com e sito web www.kairosgoodfriend.com: posso fornire supporto sia per compilare la tabella, sia per stabilire il successivo piano di azione strategico per i dieci parametri.