Ridurre i costi, abbreviare i tempi di lavoro e, non ultimo, soddisfare più velocemente le esigenze dei clienti. Sono una serie di azioni che è possibile sintetizzare attraverso l'utilizzo di un termine tecnico, caro all'economia: standardizzare. Oggi più che mai tutto il comparto della ristorazione è necessariamente chiamato a ottimizzare le proprie risorse, riducendo gli sprechi.
Lo sa bene Giacomo Pini, consulente ed esperto di marketing della ristorazione, nonché fondatore di GpStudios. Per l'autore dei fortunati volumi "Risto Boom. Crea il successo del tuo locale", "L'Arte del Breakfast" e "Il marketing territoriale dell'Italia che non ti aspetti. Come vendere i luoghi magici fuori dai circuiti turistici commerciali", standardizzare significa creare un format operativo che l'intero staff aziendale possa seguire per ottimizzare la gestione di un locale. Quindi per ridurre i costi, abbreviare i tempi di lavoro e soddisfare più velocemente le esigenze dei clienti.
Che significa standardizzare i processi di gestione al ristorante
Per Pini «la standardizzazione dei processi di un’attività ristorativa prevede la creazione di standard da rispettare e linee guida da seguire per organizzare al meglio le dinamiche operative che caratterizzano la gestione giornaliera di un locale. In altre parole, significa semplificare e dare ordine al modello, qualunque sia il format che ci troviamo a gestire. Infatti, tutte le tipologie di format possono trarre notevoli benefici dalla standarizzazione: ristoranti tradizionali, pizzerie, ma anche bar e pasticcerie. Questo perché va a determinare un modus operandi capace di ottimizzare risorse e attività riducendo i costi sostenuti, abbreviando i tempi di lavoro e permettendo a tutto il personale coinvolto di soddisfare in modo più efficace ed efficiente le esigenze della clientela».
Standardizzare i processi al ristorante: i vantaggi
Ma standardizzare i processi di gestione di un ristorante non significa anche cancellarne tutta la parte creativa? Secondo Giacomo Pini la risposta è «no».
«La standardizzazione è spesso la risposta ideale per risolvere le problematiche che più frequentemente attanagliano gli imprenditori del nostro mondo - ha spiegato il fondatore di GpStudios - Prendiamo il caso di un ristoratore che gestisce l’attività di famiglia che si ritrova a dover sacrificare ogni spiraglio di tempo libero e ogni occasione di crescita (personale o professionale che sia) perché troppo concentrato a fare tutto da solo e a riprendere i propri collaboratori perché commettono errori, ritrovandosi così a passare gran parte della giornata chiuso nel proprio locale. Organizzare il lavoro definendo standard a livello di procedure, ruoli, mansioni e responsabilità lo svincolerebbe dal dover trascorrere 20 ore al giorno a sprecare tempo energie preparando piatti “sbagliati”, subendo le lamentele dei clienti per disservizi ripetuti e disguidi comunicativi. Questo gli permetterebbe così di trovare risorse ed energie per pensare, piuttosto, a una strategia che lo aiuti a raggiungere nuovi obiettivi di business».
Per Pini «un'altra situazione in cui la standardizzazione presenta vantaggi è quella in cui un pasticcere si ritrova con margini “azzoppati” dalle variazioni registrate a livello dei costi, dalle materie prime fino a quelli legati alla produzione vera e propria, quindi, per esempio utenze e personale. Ecco, anche in questo caso definire degli standard a livello di ricette e grammature permette non solo di contenere i costi evitando il più possibile sprechi ed errori, ma permette anche di avere il controllo sul prezzo, sui margini e sull’andamento economico della propria pasticceria. La creatività non deve essere spazzata via, ovviamente, anche perché è ciò potenzialmente può distinguere un locale da tutti gli altri: l’estro creativo è la firma che un cuoco mette nei piatti, che un sommelier ripone nella sua cantina di vini selezionati, che il personale di sala sfrutta per personalizzare il rapporto con ciascun cliente. Il contrario di creatività non è standardizzazione: entrambe possono coesistere in una gestione che è figlia di quel mix cuore e metodo capace di fare la differenza».
Standardizzare i processi al ristorante: un caso di successo
Esistono casi eclatanti di attività, grandi e piccole, che hanno completamente rivisto la propria gestione attraverso la standardizzazione ottenendone dei riscontri immediati.
«Se si vuole ottenere risultati certi e poter pensare al proprio locale come a un’attività di successo per puntare a obiettivi ambiziosi che possano far evolvere il modello, serve un metodo che metta al centro della riorganizzazione strategico-operativa di un locale; servono alcuni passaggi imprescindibili, come un’analisi dello stato di fatto e uno studio di fattibilità con tanto di roadmap per progetto, e poi ovviamente standardizzazione, revisione dell’offerta, riorganizzazione del lavoro e ottimizzazione della vendita. In un ristorante con 140 coperti potenziali e un target di clientela medio-alto spendente, ad esempio, è stato possibile raggiungere ottimi risultati proprio grazie a queste procedure. Attraverso un’analisi delle proposte in carta e del venduto, a cui è seguita la definizione di grammature e food cost e una standardizzazione delle ricette, della gestione del magazzino, e, infine, una formazione del personale di contatto alla vendita, è stato possibile ridurre il costo delle materie prime del 12% e aumentare le vendite di piatti alto performanti, quindi ad alta redditività, di oltre un 11% rispetto alle quantità iniziali. È ovvio che standardizzare non basta: serve condividere gli standard con tutta la squadra e creare un metodo di misurazione che attesti la bontà dei risultati ottenuti, confrontandoli con quanto desiderato e pianificato».