Per evitare la chiusura di un ristorante ecco i numeri da tenere d'occhio

Gestire al meglio un’attività imprenditoriale e non è mai banale. E per chi sceglie di fare ristorazione, pensare che basti prendere in affitto un locale, comprare la materia prima, assumere lo stretto personale necessario e poi alzare la serranda e far andare avanti il locale è una mera illusione. In questo business ci sono numeri, performance, che spesso vengono colpevolmente ignorati. Lo sa bene Giacomo Pini, imprenditore, ceo e fondatore di GpStudios, azienda di consulenza e formazione in ambito ristorazione e turismo, nonché autore dei fortunati libri "Risto Boom. Crea il successo del tuo locale", "L’Arte del Breakfast" e "Il marketing territoriale dell'Italia che non ti aspetti. Come vendere i luoghi magici fuori dai circuiti turistici commerciali" che insieme al suo staff studia e analizza le performance delle attività di ristorazione al fine di ottimizzarle e renderle sostenibili economicamente.

Perché è importante stare dietro ai numeri della ristorazione

Ordini, magazzino, e-commerce, ma anche profilare un cliente. Sono solo alcune delle “parole chiave”, che chi fa della ristorazione il proprio business deve necessariamente conoscere. «La situazione ormai la conosciamo come le nostre tasche; le dinamiche di mercato oggi impongono una gestione più consapevole e manageriale dell’attività ristorativa per garantirne la sostenibilità economica - ha spiegato Giacomo Pini - Questo comporta la necessità di conoscere i propri “numeri”, saperli leggere e di conseguenza costruire un pensiero strategico su una base concreta. Navigare a vista potrebbe oggi mettere in difficoltà anche i marinai più esperti».

Ristoratore-imprenditore, binomio imprescindibile 

Per Pini anche chi fa della ristorazione il proprio business deve sapere mettere in atto tutte le competenze e le conoscenze, tutti i “trucchi” del settore, per mandare avanti al meglio la propria attività. «L’approccio che proponiamo nei nostri progetti di consulenza e a chi partecipa ai nostri eventi e ai corsi di formazione è che bisogna cambiare il mindset e rimboccarsi le maniche - ha ripreso il fondatore di GpStudios - Fornirsi di tutti gli strumenti utili e le competenze necessarie per prendere in mano la gestione del proprio locale pensando alla propria attività come una vera e propria azienda. Analizzare il dato permette di prendere decisioni concrete e implementare soluzioni che portino a degli obiettivi realistici».

I parametri economici da tenere sempre monitorati 

Per cominciare a ottimizzare al meglio un ristorante si parte sempre dall’analisi dei ricavi e dei costi, ovvero, «la base di quel famoso equilibrio che fa rimanere a galla le imprese - ha ripreso Pini - Un approccio basico impone che i ricavi siano maggiori dei costi per trasformare i sacrifici e tutta l’operatività giorno dopo giorno in un utile».

«Un pensiero strategico e una visione imprenditoriale, invece, parte da un’analisi più approfondita del dato. Cosa mi porta più guadagno? Dove invece vedo un’emorragia di risorse? Queste domande devono essere fatte rispetto a più elementi, a partire dall’offerta, che dovrebbe essere costruita con l’obiettivo di dare vita a una carta ingegnerizzata, che bilancia le referenze proposte sulla base di fattori come redditività e popolarità. Ma anche rispetto agli orari di apertura e ai momenti di consumo scelti in base al format, all’idea di business e alle esigenze della clientela target». 

Indicatori di performance e valori ideali da rispettare  

Per Pini gli indicatori principali da tenere sotto controllo sono certamente i ricavi per prodotto, canale e fascia oraria. «Lato costi, food and beverage, personale, attrezzature e utenze devono essere costantemente monitorati - ha ripreso l’esperto di marketing della ristorazione - A seconda del format possono essere individuati dei range entro cui il modello riesce a sopravvivere. Idealmente parliamo di un 30% circa di food cost, 40% personale e 3-7% di utenze. Ma è logico pensare che ogni format costituisce una casistica a sé. Per questo nei nostri progetti incentrati sull’analisi del numero e sulla misurazione effettiva della performance economica di un locale andiamo a parametrare ogni indicatore chiave di performance rispetto a caratteristiche e obiettivi specifici. Così è più semplice andare a individuare le aree in cui possiamo andare a limare e ottimizzare le uscite».

Come passare dai numeri all’azione  

Per passare dalla teoria, lo studio delle performance aziendali, alla pratica serve anzitutto testa, esperienza, una buona dose di oggettività e pensiero, e per finire un pizzico di proattività. «La forza dei cruscotti gestionali che creiamo in GpStudios sta proprio nella capacità dello strumento di mettere in evidenza situazioni di “allerta economica” e suggerire a seconda dell’indicatore strategie volte a migliorare il dato - ha ripreso Pini - Faccio un esempio: un locale potrebbe pensare di andare in rosso perché i costi del personale sono troppo elevati, quando in realtà i dati mostrano che il costo sostenuto è in linea con le esigenze del format (non si può ridurre il numero di addetti perché altrimenti l’organizzazione operativa si ingolferebbe). Invece, potrebbe apparire evidente una situazione di potenziale miglioramento e recupero del margine a partire da una ottimizzazione del costo delle materie prime, troppo alto. Di conseguenza, si va ad indagare sulle cause che hanno portato a un valore fuori standard (un problema di sprechi, di politiche di approvvigionamento, di ricetta, di lavorazione o di conservazione della materia prima?) e poi si implementano azioni correttive, dalla grammatura alla costruzione di standard e alla valutazione di investimenti per migliorare la struttura lato cucina».

Conoscere i propri “numeri” per evolvere il business

Per Pini, sfruttando gli indicatori chiave di performance un ristoratore può davvero cambiare le sorti della propria attività e porre le basi per una crescita a cui forse non aveva nemmeno pensato. «C’è chi, applicando la metodologia accennata, è riuscito non solo a recuperare i margini, ma ad evolvere il proprio format con nuove declinazioni del modello di business o, addirittura, trasformandolo in una catena, premiando così l’ottima performance economica con investimenti su nuove aperture e opportunità di business - ha dichiarato l’esperto di marketing della ristorazione - Fin nell’immediato, conoscere i propri numeri permette di determinare prezzi competitivi e strategici e aprire finestre sulle zone d’ombra più scure della gestione, anche per quanto riguarda il fattore liquidità, anche quello mai da sottovalutare».