Conservazione dei registri contabili di bar e ristoranti: cosa c'è da sapere

In caso di verifica da parte degli enti ispettivi, i contribuenti sono tenuti a presentare i libri giornale, inventari e registro dei beni ammortizzabili, che possono essere conservati in forma cartacea o digitale

Nel contesto dell'adempimento agli obblighi contabili e fiscali, è essenziale tenere presente la necessità di stampa o conservazione elettronica dei libri contabili. In caso di verifica da parte degli enti ispettivi, i contribuenti sono tenuti a presentare i libri giornale, inventari, registro dei beni ammortizzabili, e altri registri pertinenti. Si offre la possibilità di mantenere tali scritture contabili in modalità cartacea o digitale, quest'ultima fungendo da sostituto della tradizionale versione su carta. Il termine per la stampa dei registri obbligatori dell'esercizio 2022 è fissato entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi, ovvero entro il 29 febbraio 2024, nel caso dei contribuenti con periodo di imposta coincidente con l'anno solare.

Bar e ristoranti, la stampa cartacea dei registri contabili

Per i soggetti che hanno scelto la modalità cartacea, affinché i registri contabili dell'esercizio 2022 tenuti con sistemi meccanografici siano considerati regolari, non è più necessario che essi siano fisicamente stampati su carta ma è sufficiente che essi siano disponibili e pronti alla stampa: il contenuto dei libri contabili deve essere disponibile su sistemi digitali che consentano l'immediata stampa cartacea qualora ciò dovesse essere necessario (ad esempio, nel caso di richiesta da parte degli organi verificatori).

Detti registri andranno poi stampati entro il 29 febbraio 2024 (quindi entro 3 mesi dalla data di scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al 2022, che è scaduto il 30 novembre 2023): fino a quel momento è necessario essere in grado di stampare i registri in caso di richiesta degli organi di controllo ed in loro presenza. Con particolare riferimento al Registro dei beni ammortizzabili, si rammenta che lo stesso deve risultare aggiornato, secondo quanto disposto dall'articolo 16, D.P.R. 600/1973, già dal termine di presentazione della dichiarazione, ossia, relativamente al 2022, entro il 30 novembre 2023.

Bar e ristoranti, la conservazione elettronica dei registri contabili

Il legislatore, con il D.L. n. 73/2022 (conv. Legge. n. 122/22), ha sensibilmente semplificato le modalità di conservazione dei registri contabili considerando regolare la conservazione dei registri contabili tenuti con sistemi elettronici su qualsiasi supporto, anche in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale. In pratica, sia la tenuta che la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei o di conservazione sostitutiva digitale, se in sede di accesso, ispezione o verifica i registri risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi di controllo e in loro presenza.

Deve essere chiarito che tale disciplina è limitata solo ai registri contabili (libro giornale, libro degli inventari e registri prescritti ai fini dell'Iva, scritture ausiliare comprese quelle di magazzino e registro cespiti ammortizzabili). Questo significa che, tutti gli altri tipi di documenti informatici tenuti su supporti elettronici (fatture elettroniche SdI e altri documenti a rilevanza fiscale) continuano a dover essere inviati in un sistema di conservazione elettronica che ne garantisce l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità.

Per quanto riguarda il modo pratico-operativo di ottemperare all'obbligo di stampa, va ricordato il venir meno dell'obbligo di bollatura e vidimazione iniziale dei registri, i quali, relativamente alla numerazione, devono seguire la seguente regola: la numerazione dei registri deve essere effettuata dal contribuente in modo progressivo per anno indicando, sia per i registri Iva che per il libro giornale, l'anno a cui si riferisce la contabilità, con la modalità pagina/anno e quindi per esempio 1/2022, 2/2022 e così via. Tutto ciò in modo da evitare una numerazione illimitata dei registri con il trascorrere dei periodi d'imposta. Le società con esercizio non solare indicano, accanto al numero di ciascuna pagina, il primo dei due anni di contabilità. Infine, in caso di tenuta dei registri a fogli mobili, ogni pagina deve essere intestata con i dati del soggetto obbligato alla tenuta dei registri.

Bar e ristoranti: l'imposta di bollo

Modalità cartacea

Per il libro giornale e per quello inventari, nel momento in cui essi sono istituiti occorre assolvere l'imposta di bollo che è legata al numero di pagine che compongono il libro stesso. Occorre premettere che se il libro giornale dovesse superare il numero di pagine per le quali è stata assolta l'imposta di bollo, si commetterebbe, comunque, soltanto un'irregolarità relativa a detta imposta che non ne invaliderebbe la valenza civilistica e fiscale. L'imposta di bollo relativa al libro giornale e al libro degli inventari è di euro 32,00 (n. 2 marche) per ogni 100 pagine o frazione di 100 pagine; per le sole società di capitali che assolvono in modo forfetario la tassa sulle concessioni governative ai sensi dell'art. 23 della tariffa allegata al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 641, l'imposta di bollo scende a euro 16,00 (n. 1 marca) sempre per ogni 100 pagine o frazione di 100 pagine. 

L'imposta di bollo deve essere assolta prima che il registro sia posto in uso, ossia prima di effettuare le annotazioni sulla prima pagina: poiché le marche da bollo da apporre per l'anno 2021 debbono riportare una data non successiva al 28/02/2023, se ne suggerisce un tempestivo approvvigionamento (le marche da bollo attualmente in commercio riportano infatti la relativa data di emissione). Sempre per quanto concerne le marche da bollo, la risoluzione del 12/03/2002 n. 85 ha specificato che il contribuente può apporre le marche non solo sulla prima pagina numerata, o sulla prima pagina numerata di ogni blocco di cento, ma anche sull'ultima pagina di ciascun blocco di cento, purché l'imposta di bollo sia assolta prima che il libro sia posto in uso, ossia prima di effettuare le annotazioni sulla prima pagina numerata di ciascun blocco di cento pagine.

Modalità telematica

Le regole da seguire per provvedere al versamento dell'imposta di bollo per registri e libri contabili tenuti in modalità telematica prevedono il versamento attraverso il modello F24. In tale modello dovrà essere inserito il codice tributo 2501 che si riferisce, appunto, all'“imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari- articolo 6 del decreto 17 giugno 2014”. L'anno da indicare sarà l'anno 2022. Il tributo deve essere corrisposto ogni 2.500 registrazioni o frazioni delle stesse. Per quanto riguarda la scadenza, il versamento deve essere effettuato entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio.

Bar e ristoranti, il libro degli inventari

Si ricorda che l'inventario deve indicare distintamente:

• i crediti e i debiti suddivisi per nominativo;
• il dettaglio dei ratei e dei risconti;
• gli immobili, gli impianti, i macchinari e gli altri beni mobili (ad esempio, automezzi, personal computer, ecc.);
• le caratteristiche e i costi di brevetti e diritti, nonché i relativi contratti di acquisizione;
• l'avviamento e gli estremi dell'atto di acquisizione dell'azienda;
• il dettaglio delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, merci, semilavorati, prodotti finiti e in corso di lavorazione;
• l'entità e il valore delle partecipazioni possedute;
• la composizione del capitale sociale, delle riserve e dei fondi.

Sul libro degli inventari va riportato il bilancio completo di stato patrimoniale e conto economico, nonché, per le società di capitali, della nota integrativa. L'inventario va infine sottoscritto dall'imprenditore o dal legale rappresentante della società.

Per ulteriori dettagli o approfondimenti rivolgersi a:

Studio Perrucchini Ronzoni & Partners
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