Bar, ristoranti, hotel e negozi: le scadenze per chiudere l'anno

La fine dell’anno si avvicina vediamo gli ultimi adempimenti da chiudere per la fine del 2022: dalla tenuta e conservazione delle scritture contabili ai limiti della contabilità di magazzino

La fine dell’anno si avvicina vediamo gli ultimi adempimenti da chiudere per la fine del 2022.

1. Tenuta e conservazione delle scritture contabili

Come ogni anno ricordiamo che è necessario adempiere all'obbligo di stampa o di conservazione elettronica (ossia registrazione su supporti informatici) dei libri contabili e fiscali che, in caso di controllo, i contribuenti dovranno esibire ai verificatori.
Il libro giornale, il libro inventari, il registro dei beni ammortizzabili, i registri previsti ai fini Iva e, in generale, tutte le scritture contabili possono essere tenuti, alternativamente:
•    in modalità cartacea;
•    in modalità digitale (sostitutiva di quella cartacea).
Il termine per la stampa dei registri contabili obbligatori dell’esercizio 2021 è stabilito entro tre mesi successivi al termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi e, quindi, per i contribuenti con periodo di imposta coincidente con l’anno solare, al 28 febbraio 2023.

La stampa “cartacea” dei registri contabili

Per i soggetti che hanno scelto la modalità cartacea, affinché i registri contabili dell’esercizio 2021 tenuti con sistemi meccanografici siano considerati regolari, non è più necessario che essi siano fisicamente stampati su carta ma è sufficiente che essi siano disponibili e pronti alla stampa: il contenuto dei libri contabili deve essere disponibile su sistemi digitali che consentano l’immediata stampa cartacea qualora ciò dovesse essere necessario (ad esempio, nel caso di richiesta da parte degli organi verificatori).

Detti registri andranno poi stampati entro il 28 febbraio 2023 (quindi entro 3 mesi dalla data di scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al 2021, che scade il 30 novembre 2022): fino a quel momento è necessario essere in grado di stampare i registri in caso di richiesta degli organi di controllo ed in loro presenza.

Con particolare riferimento al Registro dei beni ammortizzabili, si rammenta che lo stesso deve risultare aggiornato, secondo quanto disposto dall’articolo 16, D.P.R. 600/1973, già dal termine di presentazione della dichiarazione, ossia, relativamente al 2021, entro il 30 novembre 2022.

La conservazione elettronica dei registri contabili

Il legislatore, con il D.L. n. 73/2022 (conv. Legge. n. 122/22), ha sensibilmente semplificato le modalità di conservazione dei registri contabili considerando regolare la conservazione dei registri contabili tenuti con sistemi elettronici su qualsiasi supporto, anche in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale. In pratica, sia la tenuta che la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei o di conservazione sostitutiva digitale, se in sede di accesso, ispezione o verifica i registri risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi di controllo e in loro presenza.

Deve essere chiarito che tale disciplina è limitata solo ai registri contabili (libro giornale, libro degli inventari e registri prescritti ai fini dell’Iva, scritture ausiliare comprese quelle di magazzino e registro cespiti ammortizzabili). Questo significa che, tutti gli altri tipi di documenti informatici tenuti su supporti elettronici (fatture elettroniche SdI e altri documenti a rilevanza fiscale) continuano a dover essere inviati in un sistema di conservazione elettronica che ne garantisce l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità.

Per quanto riguarda il modo pratico-operativo di ottemperare all'obbligo di stampa, va ricordato il venir meno dell'obbligo di bollatura e vidimazione iniziale dei registri, i quali, relativamente alla numerazione, devono seguire la seguente regola: la numerazione dei registri deve essere effettuata dal contribuente in modo progressivo per anno indicando, sia per i registri Iva che per il libro giornale, l'anno a cui si riferisce la contabilità, con la modalità pagina/anno e quindi per esempio 1/2021, 2/2021 e così via. Tutto ciò in modo da evitare una numerazione illimitata dei registri con il trascorrere dei periodi d'imposta. Le società con esercizio non solare indicano, accanto al numero di ciascuna pagina, il primo dei due anni di contabilità. Infine, in caso di tenuta dei registri a fogli mobili, ogni pagina deve essere intestata con i dati del soggetto obbligato alla tenuta dei registri.

Imposta di bollo

Per il libro giornale e per quello inventari, nel momento in cui essi sono istituiti occorre assolvere l’imposta di bollo che è legata al numero di pagine che compongono il libro stesso. Occorre premettere che se il libro giornale dovesse superare il numero di pagine per le quali è stata assolta l’imposta di bollo, si commetterebbe, comunque, soltanto un’irregolarità relativa a detta imposta che non ne invaliderebbe la valenza civilistica e fiscale.

L’imposta di bollo relativa al libro giornale e al libro degli inventari è di euro 32,00 (n. 2 marche) per ogni 100 pagine o frazione di 100 pagine; per le sole società di capitali che assolvono in modo forfetario la tassa sulle concessioni governative ai sensi dell’art. 23 della tariffa allegata al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 641, l’imposta di bollo scende a euro 16,00 (n. 1 marca) sempre per ogni 100 pagine o frazione di 100 pagine.  

L’imposta di bollo deve essere assolta prima che il registro sia posto in uso, ossia prima di effettuare le annotazioni sulla prima pagina: poiché le marche da bollo da apporre per l’anno 2021 debbono riportare una data non successiva al 28/02/2023, se ne suggerisce un tempestivo approvvigionamento (le marche da bollo attualmente in commercio riportano infatti la relativa data di emissione).

Sempre per quanto concerne le marche da bollo, la risoluzione del 12/03/2002 n. 85 ha specificato che il contribuente può apporre le marche non solo sulla prima pagina numerata, o sulla prima pagina numerata di ogni blocco di cento, ma anche sull'ultima pagina di ciascun blocco di cento, purché l'imposta di bollo sia assolta prima che il libro sia posto in uso, ossia prima di effettuare le annotazioni sulla prima pagina numerata di ciascun blocco di cento pagine.

Il libro degli inventari

Si ricorda che l’inventario deve indicare distintamente:
- i crediti e i debiti suddivisi per nominativo;
- il dettaglio dei ratei e dei risconti;
- gli immobili, gli impianti, i macchinari e gli altri beni mobili (ad esempio, automezzi, personal computer, ecc.);
- le caratteristiche e i costi di brevetti e diritti, nonché i relativi contratti di acquisizione;
- l'avviamento e gli estremi dell'atto di acquisizione dell'azienda;
- il dettaglio delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, merci, semilavorati, prodotti finiti e in corso di lavorazione;
- l'entità e il valore delle partecipazioni possedute;
- la composizione del capitale sociale, delle riserve e dei fondi.
Sul libro degli inventari va riportato il bilancio completo di Stato Patrimoniale e Conto Economico, nonché, per le società di capitali, della Nota Integrativa.
L’inventario va infine sottoscritto dall’imprenditore o dal legale rappresentante della società.

Inventario di magazzino di fine anno

In vista delle chiusure di fine anno, si rende necessario procedere alla rilevazione e alla valutazione delle giacenze di magazzino relativamente a merci, materie prime, prodotti in corso di lavorazione, lavori e servizi in corso su ordinazione e prodotti finiti esistenti al 31 dicembre 2022 presso l’impresa, i suoi magazzini e depositi, le sue eventuali unità locali, ovvero anche presso terzi (per esempio in conto deposito o in conto lavorazione).
Si invitano, pertanto, tutti i Gentili Clienti che svolgono attività d’impresa a redigere l’inventario analitico di magazzino, con riferimento alla situazione esistente al 31/12/2022, indicando le giacenze secondo i criteri esposti nella tabella che segue:

• Merci    Distinta analitica di tutte le merci raggruppate, secondo categorie omogenee (per natura e valore), con l’indicazione del criterio valutativo adottato.
  Prodotti finiti    Distinta analitica di tutti i prodotti finiti con l’indicazione dei costi di produzione sostenuti per l’ottenimento dei prodotti stessi.
• Materie prime    Distinta analitica di tutte le materie prime, raggruppate secondo categorie omogenee (per natura e valore), con l’indicazione del criterio valutativo adottato.
• Prodotti in corso di lavorazione    Distinta analitica dei prodotti in corso di lavorazione con l’indicazione dei costi di produzione sostenuti fino al 31/12/2022.
• Lavori e servizi in corso su ordinazione    Distinta analitica di tutti i lavori e servizi su ordinazione in corso di esecuzione al 31/12/2022 con l’indicazione del criterio valutativo adottato (costo di produzione o corrispettivo pattuito), nonché del costo industriale sostenuto/corrispettivo ragionevolmente maturato fino alla data medesima.
  
  In particolare, tutti gli esercenti attività di commercio al minuto che adottano il metodo del prezzo al dettaglio, potranno compilare una distinta di tutte le merci in rimanenza al 31/12/2022, la cui somma dei prezzi di vendita, scorporata della percentuale di ricarico, determinerà il valore delle rimanenze. In questo caso è necessario predisporre un prospetto illustrativo dei criteri e delle modalità di calcolo adottate.

Per i clienti per i quali le scritture contabili vengono tenute direttamente dallo Studio, si prega di redigere l’inventario con la massima cura e precisione e di consegnarlo in copia allo Studio entro il 15 febbraio 2023: l’originale dovrà essere conservato dalla S.V. sino allo spirare dei termini prescrizionali (la mancata esibizione del dettaglio delle rimanenze in occasione di accessi, ispezioni, verifiche potrà compromettere la posizione del contribuente facoltizzando, l’Amministrazione Finanziaria, ad effettuare un accertamento con metodo induttivo).

2. Limiti della contabilità di magazzino

La tenuta delle scritture contabili di magazzino è prevista dall’articolo 14, 1° comma lettera d) del DPR 600/1973, il quale prevede, per le imprese di maggiori dimensioni, l’obbligo di tenuta delle scritture ausiliarie di magazzino in forma sintetica, vale a dire sotto forma di schede di mastro e secondo norme di ordinata contabilità, dirette a seguire le variazioni intervenute tra le consistenze degli inventari annuali allo scopo di agevolare i controlli da parte dell’amministrazione finanziaria.

Si raccomanda quindi di tenere monitorati i dati aziendali di fine anno onde verificare l’eventuale superamento dei limiti - di seguito specificati - che impongono la contabilità di magazzino.

L’obbligo di tenuta della contabilità di magazzino decorre dal secondo periodo d’imposta successivo a quello in cui l’impresa, per la seconda volta consecutiva, ha superato:
•    Euro 5.164.000,00 di ricavi;
•    Euro 1.100.000,00 di rimanenze.

A tal fine si precisa che:
•    questi limiti devono essere superati congiuntamente, ne consegue che l’obbligo non scatta se con riferimento a uno dei due periodi d’imposta interessati, i ricavi superano il limite sopra indicato ma non le rimanenze o viceversa.
•    L’obbligo non scatta neppure nel caso in cui i parametri siano stati superati congiuntamente in un esercizio ma non in quello successivo o viceversa.
•    La cessazione dell’obbligo della tenuta della contabilità di magazzino decorre invece dal primo periodo di imposta successivo a quello in cui per la seconda volta consecutivamente l’ammontare dei ricavi e il valore delle rimanenze non hanno superato i limiti sopra indicati.

3. Richiesta di applicazione aliquota ridotta agenti

Gli agenti e rappresentanti che, nell’esercizio dell’attività, si avvalgono dell’opera di dipendenti o terzi in modo continuativo possono beneficiare, su richiesta, dell’applicazione della ritenuta d’acconto in misura ridotta calcolata sul 20% anziché sul 50% delle provvigioni spettanti.

Da un punto di vista pratico, la dichiarazione deve essere redatta in carta semplice, datata e sottoscritta, contenere i dati identificativi del percipiente la prov¬vigione e l’attestazione in cui lo stesso dichiara di av¬valersi in via continuativa di dipendenti/terzi.
La dichiarazione, in carta semplice, deve essere spe¬dita alla ditta committente, preponente o mandan¬te mediante plico raccomandato (preferibilmente “aperto” e non in busta), con avviso di ricevimento, da parte dell’intermediario di commercio e deve es¬sere conservata agli atti la documentazione attestan¬te la regolare trasmissione postale. Rispetto al passato la dichiarazione in esame non ha più validità solo annuale ma resta valida sino alla data in cui, per effetto della perdita dei requisiti, non venga revocata: non è quindi più necessario ripresentarla ogni anno. Per contro, in caso di mancata comunicazione di revoca al venir meno dei requisiti di legge, è prevista l’applicazione di una sanzione da 258 a 2.065 euro.

Le comunicazioni potranno essere inviate anche a mezzo posta elettronica certificata
Di seguito si riporta un fac-simile della dichiarazione che l’intermediario deve inviare per ottenere l’applicazione della ritenuta d’acconto in misura ridotta.

    Agente / Intermediario: _________________________
domiciliato in __________________________________
Codice fiscale __________ Partita Iva _______________
Iscritto al R.I. di ______________________ al n. ______
Rea ______ Iscritto all’albo agenti di _________ al n.___
Ditta Committente___________________
Domiciliata in _______________________
Codice fiscale ________________________
Partita Iva___________________________
Oggetto: dichiarazione degli intermediari per l’applicazione della ritenuta ridotta sulle provvigioni
Il sottoscritto (intermediario) ____________________________________ con la presente dichiara ed attesta, sotto la propria responsabilità, la sussistenza delle condizioni per poter beneficiare della ritenuta d’acconto nella misura ridotta sulle provvigioni spettanti, a far data dal prossimo 1° gennaio 2023, stante l’utilizzo in via conti¬nuativa e per la prevalente parte dell’anno dell’opera di dipendenti (o di terzi) per lo svolgimento dell’attività di intermediazione di commercio.

Il sottoscritto chiede a codesta Spettabile Ditta, pertanto, che a partire dalla predetta data la ritenuta d’acconto con l’aliquota del 23% venga commisurata su un ammontare pari al 20% delle provvigioni che saranno liquidate a nostro favore, con l’intesa che verranno tempestivamente comunicate le eventuali variazioni in corso d’anno che facciano decadere tale beneficio.
Luogo e data _____________________ firma ________________________
____________________________________________________________________________

4. Esportatori abituali e lettere d’intento

Gli esportatori abituali che, per l’anno 2023, vogliano usufruire della possibilità di acquistare beni e servizi senza applicazione di iva, una volta verificata la sussistenza dei requisiti richiesti dalla legge (almeno il 10% del totale delle operazioni attive 2022 deve essere rappresentato da esportazioni o vendite intracomunitarie) ed una volta determinato l’ammontare di cui possono beneficiare, debbono programmare gli adempimenti da porre in essere per poter accedere all’agevolazione in oggetto.
L'intento di avvalersi della facoltà di effettuare acquisti di beni e servizi (o importazioni) senza applicazione dell’imposta deve risultare da apposita dichiarazione, redatta in conformità al modello disposto dal Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 2 dicembre 2016: nella dichiarazione d’intento va indicato l’importo fino al quale viene richiesta l’emissione di fatture senza applicazione di iva (“una sola operazione fino a euro” oppure più “operazioni fino a concorrenza di euro”).
La dichiarazione va, inoltre, trasmessa telematicamente all'Agenzia delle Entrate prima dell’effettuazione dell’operazione, determinata ai sensi dell’articolo 6 D.P.R. 633/1972 (quindi prima dell’avvenuta spedizione/consegna dei beni da parte del fornitore); a seguito della trasmissione, l’Agenzia rilascia un’apposita ricevuta telematica.
Con effetto dall’anno 2020, l’articolo 12-septies, D.L. 34/2019, ha:
•    eliminato l’onere di inviare una copia della “dichiarazione, unitamente alla ricevuta di presentazione rilasciata dall'Agenzia delle entrate... al fornitore o prestatore, ovvero in dogana”
•    introdotto l’obbligo di riportare “gli estremi del protocollo di ricezione della dichiarazione … nelle fatture emesse in base ad essa “.
In altri termini, le modifiche descritte prevedono che dal 2020 l’esportatore abituale potrebbe non inviare una copia della dichiarazione d’intento al proprio venditore, ma fornire esclusivamente il numero della ricevuta d’invio alla controparte che, dal canto suo, ha l’onere di esporlo all’interno della fattura elettronica.
Riteniamo però, quanto mai opportuno, che gli esportatori abituali continuino ad inviare una copia della dichiarazione d’intento e della ricevuta telematica d’invio anche per le dichiarazioni d’intento emesse dal 1° gennaio 2023.

Si ricorda, infatti, che il fornitore/prestatore che riceve la dichiarazione d’intento deve:
•    verificarne la corretta trasmissione telematica avvalendosi della procedura di verifica dell’Agenzia delle Entrate;
•    controllare che la stessa sia stata trasmessa ante effettuazione dell’operazione;
•    monitorare l’ammontare del plafond dichiarato dall’esportatore abituale, esposto sull’esemplare della dichiarazione stessa, al fine di non incorrere in sanzioni in caso di splafonamento del proprio cliente.

Conoscere solo il numero di protocollo di ricezione della dichiarazione non può esser sufficiente ai fini dei controlli gravanti sul fornitore e per questo motivo, nonostante le semplificazioni, è utile ed opportuno che i fornitori dispongano ancora della copia del modello e della ricevuta d’invio per esigenze gestionali interne.
Sempre in tema di novità si rammenta, infine, l’abrogazione:
•    della numerazione progressiva delle dichiarazioni d’intento (prevista sia per il dichiarante che per il fornitore o prestatore);
•    dell’annotazione entro i quindici giorni successivi (a quello di emissione o ricevimento) in apposito registro tenuto a norma dell'articolo 39, D.P.R. 633/1972;
•    dell’annotazione degli estremi della dichiarazione nelle fatture emesse in base ad essa (semplificazione conseguente al venir meno della numerazione).
5. La detrazione iva sulle fatture di acquisto ricevute a fine anno
La corretta individuazione del periodo di detrazione.
Con l’avvicinarsi della fine dell’anno è utile ricordare le “regole” basilari che ordinano la detrazione dell’Iva per individuare correttamente il momento a partire dal quale è possibile detrarre l’Iva a credito indicata sulle fatture di acquisto.

Il diritto alla detrazione dell’Iva:
•    sorge nel momento in cui l’Iva diviene esigibile per il soggetto emittente la fattura ed è dunque strettamente collegato al momento di effettuazione delle operazioni;
•    è subordinato al possesso (ricevimento) ed alla registrazione della fattura nel registro degli acquisti;
•    può essere esercitato già a partire dal mese di effettuazione delle operazioni a condizione che la fattura sia registrata entro il giorno 15 del mese successivo.
La normativa in vigore stabilisce che, la possibilità di “retrodatare” la detrazione al momento dell’effettuazione delle operazioni, non è consentita a cavallo d’anno. In pratica non è possibile effettuare la detrazione dell’Iva relativa ad una fattura di acquisto datata dicembre 2022 e ricevuta a gennaio 2023, ancorchè la stessa sia annotata entro il 15 gennaio 2023 in quanto la data di ricevimento della fattura = data SDI.

Pertanto, per quanto appena esposto:
•    una fattura di acquisto datata dicembre 2022 e ricevuta nel mese di dicembre 2022 (data SDI) deve essere registrata a dicembre 2022 per partecipare alla liquidazione Iva di dicembre 2022;
•    una fattura di acquisto datata dicembre 2022 ma ricevuta nel mese di gennaio 2023 (data SDI) deve essere registrata nel mese di gennaio 2023 e rientrerà nella liquidazione del mese di gennaio del nuovo anno.

Nota bene
Per il ciclo passivo (fatture di acquisto), è opportuno richiedere ai propri fornitori l’emissione dei documenti fattura relativi al mese di dicembre 2022 in tempo utile al ricevimento degli stessi entro il 31 dicembre.
Per il ciclo attivo (fatture di vendita), onde evitare contestazioni dei clienti in merito al “differimento temporale” della detrazione Iva, è opportuno emettere le fatture relative al mese di dicembre 2022 in tempo utile al ricevimento delle stesse entro il 31 dicembre.

 

Ricevuta e registrata a dicembre 2022	Detrazione in dicembre 2022
Ricevuta nel 2022 ma registrata nel 2023 (entro aprile 2023)	Detrazione in Dichiarazione IVA del 2023 e registrazione tramite sezionale
Ricevuta nel 2022 ma registrata nel 2023 (dopo aprile 2023)	Detrazione non ammessa
Ricevuta e registrata a gennaio 2023	Detrazione ammessa a gennaio 2023

 

Per ulteriori dettagli o approfondimenti rivolgersi a:

Studio Perrucchini Ronzoni & Partners
Passaggio Canonici Lateranensi 1
24121 Bergamo
Tel 035 216100 - Fax 035 249927
luca.ronzoni@sinapsisrl.it