A partire dallo scorso 1 gennaio, il comparto dell'hospitality e della ristorazione deve fare i conti con nuove disposizioni sulla tracciabilità delle spese di trasferta e rappresentanza. La legge di bilancio 2025 ha infatti introdotto regole più stringenti per la deducibilità di vitto, alloggio, trasporti e omaggi ai clienti, stabilendo l'obbligo di pagamenti tracciabili. Bar, hotel e ristoranti, già abituati a gestire rimborsi spese per dipendenti e collaboratori, devono ora prestare ulteriore attenzione alle modalità di pagamento per evitare problemi fiscali. Ecco tutto quello che c'è da sapere.
Spese di trasferta: cosa cambia per bar, hotel e ristoranti nel 2025
Spese di trasferta: cosa cambia?
Le nuove regole si applicano a tutte le spese di vitto e alloggio, così come ai rimborsi per viaggi e trasporti effettuati tramite taxi o noleggio con conducente (Ncc). Ciò significa che il rimborso al dipendente o al collaboratore è deducibile solo se la spesa è stata sostenuta con mezzi di pagamento tracciabili. Non basta quindi conservare lo scontrino o la ricevuta: il pagamento deve avvenire con bonifico, carta di credito, debito o altri strumenti elettronici. L'obiettivo della norma è evitare che le aziende deducano costi non effettivamente sostenuti, aumentando la trasparenza fiscale. Va precisato che questi nuovi obblighi non sostituiscono quelli documentali già in vigore, ma si aggiungono ad essi.
Quali spese devono essere tracciate e quali no?
Per fare un po' di chiarezza, è utile distinguere tra spese soggette a obbligo di tracciabilità e spese che possono ancora essere sostenute in contanti. Tra le prime rientrano le spese per alberghi, ristoranti, taxi e noleggio con conducente. Dall'altro lato, il biglietto di un mezzo pubblico, il parcheggio e il noleggio di un'auto senza conducente possono ancora essere pagati in contanti senza conseguenze sulla deducibilità.
Trasferte dei dipendenti e trattamento fiscale
Un altro aspetto rilevante riguarda l'imponibilità delle somme rimborsate ai dipendenti. Se le spese sono state sostenute con mezzi di pagamento tracciabili, il rimborso non concorre a formare il reddito del lavoratore. Questo vale sia per le trasferte all'interno del Comune in cui ha sede il luogo di lavoro, sia per quelle fuori dal Comune. Tuttavia, nel primo caso, restano imponibili tutte le indennità e i rimborsi, ad eccezione delle spese di trasporto documentate. Per le trasferte fuori dal Comune, esistono tre diverse modalità di rimborso: forfettario, misto e analitico (detto anche "a piè di lista"). Le indennità forfettarie, fino a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 euro all'estero, sono escluse dal reddito del lavoratore. Se si opta per il rimborso misto (indennità più rimborso spese), gli importi massimi esenti si riducono. Con il rimborso analitico, invece, vengono rimborsate le spese effettivamente sostenute e documentate, con un limite di 15,49 euro al giorno per altre spese come telefono e lavanderia in Italia, e 25,82 euro all'estero.
La deducibilità per le imprese e i professionisti
Sul fronte aziendale, la tracciabilità diventa un requisito fondamentale per la deducibilità delle spese di trasferta. I rimborsi analitici sono deducibili fino a un massimo di 180,76 euro al giorno per le trasferte in Italia e 258,23 euro per quelle all'estero. Per le imprese in contabilità ordinaria, i costi eccedenti devono essere riportati in dichiarazione e sono indeducibili. I rimborsi forfettari e misti, invece, restano interamente deducibili. Per quanto riguarda le trasferte nel Comune in cui ha sede l'azienda, le spese per vitto e alloggio non dovrebbero rientrare nei nuovi obblighi, ma su questo punto si attende un chiarimento ufficiale.
Spese di trasferta nell'Horeca: le novità nel 2025
Rimborsi per lavoratori autonomi e professionisti
Le nuove norme toccano anche i lavoratori autonomi, compresi artisti e professionisti. Anche in questo caso, per la deducibilità dei rimborsi analitici, le spese di trasferta devono essere pagate con strumenti tracciabili. Se il committente è un'impresa, i rimborsi sono deducibili anche oltre i limiti previsti per i dipendenti. Se il committente è un altro professionista, invece, bisogna coordinare le nuove disposizioni con quelle già in vigore sulle spese rimborsate. Dall'1 gennaio 2025, infatti, i rimborsi per spese sostenute e addebitate analiticamente non concorrono più alla formazione del reddito del professionista che le riceve, ma sono indeducibili per chi le sostiene. In questo caso, lo strumento di pagamento diventa irrilevante, a meno che le spese non vengano rimborsate e debbano quindi essere dedotte dal reddito del professionista.
Spese di rappresentanza e omaggi ai clienti
Le nuove regole non si limitano alle trasferte, ma riguardano anche le spese di rappresentanza e quelle per omaggi ai clienti. A partire dall'1 gennaio 2025, è obbligatorio pagare con strumenti tracciabili anche per la deducibilità di queste spese. Rimangono invece escluse le spese di pubblicità e sponsorizzazione, che continuano a seguire le regole già in vigore.
Quali strumenti di pagamento sono ammessi?
Per essere considerata tracciabile, una spesa deve essere pagata con bonifico bancario o postale, carta di credito o debito, applicazioni per pagamenti digitali come Satispay o sistemi di telepedaggio collegati a un Iban. Non sono invece ammessi pagamenti in contanti, circuiti di credito commerciale non tracciabili e software che digitalizzano pagamenti in contanti senza un collegamento diretto a un Iban.
Come dimostrare un pagamento tracciabile?
Per evitare problemi, dipendenti e collaboratori devono dimostrare di aver usato strumenti tracciabili per le spese rimborsate. Il metodo più semplice è utilizzare una carta aziendale, ma in alternativa è necessario consegnare la ricevuta Pos o un altro documento che attesti il pagamento elettronico.
Per ulteriori dettagli o approfondimenti rivolgersi a:
Passaggio Canonici Lateranensi 1 24121 Bergamo (Bg)