Time management al ristorante: come gestire il tempo in sala e in cucina

Imparare a gestire il tempo di lavoro è diventata una vera e propria abilità di un business. In palio ci sono il raggiungimento di obiettivi fondamentali per chi vuole governare al meglio la propria azienda, come l'essere efficaci ed efficienti riuscendo a disperdere le minori energie possibili. Un concetto, quello del Time management che ovviamente si addice anche a chi ha deciso di fare business nella ristorazione. Lo sa bene Giacomo Pini, consulente, esperto di marketing della ristorazione e fondatore di GpStudios. L'autore dei fortunati volumi "Risto Boom. Crea il successo del tuo locale", "L'Arte del Breakfast" e "Il marketing territoriale dell'Italia che non ti aspetti. Come vendere i luoghi magici fuori dai circuiti turistici commerciali" spiega come riuscire a raggiungere un efficace Time management ottimizzando al meglio i momenti in sala e in cucina.

Time management al ristorante: come funziona

Ma come si applicano nel dettaglio i processi di time management al ristorante?

«Il tempo è una risorsa preziosa a prescindere dal lavoro che si fa - ha premesso Giacomo Pini - Diciamo che nella ristorazione poi, così come anche in altri settori, gioca un ruolo determinante. Il tempo che ci vuole per preparare la linea e servire un piatto o il tempo di attesa del commensale, il tempo che serve per formare il personale o il tempo da dedicare alla condivisione delle linee guida da rispettare. Il tempo per pensare “ma cosa voglio fare nella mia vita” o il tempo per studiare una strategia efficace, che aiuti il locale a raggiungere il successo soddisfacendo tutti gli obiettivi prefissati. Ogni cosa ha un suo tempo ed è giusto che questo venga rispettato, a beneficio di un più grande disegno, della performance del locale e del morale delle persone che ci lavorano dentro».

Time management al ristorante: definire le priorità

Ma come si fa quindi a definire l'ordine delle priorità da mettere in atto per chi fa della ristorazione un business?

«Date le numerevoli attività da portare avanti per gestire un locale di ristorazione, dare le priorità non è sempre semplice, seppur necessario - ha ripreso il fondatore di GpStudios - Esiste uno strumento specifico, la Matrice di Eisenhower, che permette di migliorare la produttività propria e dei propri collaboratori a partire dal fare una distinzione netta fra ciò che è soggettivamente importante e ciò che è oggettivamente urgente. Sempre più spesso la prerogativa sembra riguardare “tutto e subito”, ma non è quasi mai veramente così. Solo quello che è sia importante sia urgente è da fare immediatamente, mentre si può delegare tutto quello che è urgente ma non importante. Similmente, ciò che è importante, ma non urgente può essere pianificato, mentre tutto il resto, ovvero ciò che non è né davvero importante né davvero urgente, è superfluo. Ovviamente, a seconda del ruolo ricoperto in azienda, la matrice può prevedere il posizionamento delle stesse attività in quadranti diversi, e la cosa funziona quando la responsabilità e l'urgenza per uno termina per diventare quella di qualcun altro. Solo in questo modo è possibile garantire un equilibrio sano che rende il modello sostenibile e il flusso di lavoro costantemente in movimento, senza intoppi e interruzioni».

Time management al ristorante: l'impatto sul lavoro

Per Pini, «una gestione del tempo efficace per chi si occupa di ristorazione comporta una serie non indifferente di benefici. A partire da quelli psicologici e motivazionali, riuscire ad applicare tecniche di time management per la ristorazione permette di ridurre il livello di stress e di eliminare il rischio di burn out (sindrome legata allo stress lavoro-correlato, che porta il soggetto all'esaurimento delle proprie risorse psico-fisiche, alla manifestazione di sintomi psicologici negativi, ndr), che tendenzialmente sembra interessare in particolare modo il mondo della ristorazione. Tutto questo garantisce una migliore collaborazione e coesione tra i vari componenti della squadra. Questo ha conseguenze anche a livello economico. Togliendo tempo ad attività superflue è possibile investire nuovamente in attività a maggior valore aggiunto, come ad esempio l'analisi dei dati di vendita per un restaurant management che deve sviluppare una nuova strategia commerciale, oppure attività di ricerca e sviluppo per uno chef che desidera attirare nuovi clienti e fidelizzare quelli attuali con una proposta sempre aggiornata, innovativa e che rispetti non solo le tendenze in fatto di gusto, ma anche la stagionalità degli ingredienti».

Time management al ristorante: il tempo per le attività extra

Ma, quindi, a questo punto è lecito anche chiedersi quanto tempo è necessario dare alle attività extra? 

«Dipende in realtà molto da quali sono le attività definite extra - ha ripreso Pini - Ad esempio, per un ristoratore l'attività legata alla costruzione di un manuale operativo potrebbe essere intesa come un'attività extra rispetto all'operatività quotidiana, soprattutto in quelle imprese a conduzione famigliare dove spesso il titolare è anche chef o serve in sala. Eppure è un'attività importante, da pianificare, in quanto in grado di aiutare a migliorare la produttività e garantire qualità di servizio. Se poi si vuole ottimizzare ulteriormente il tempo, bisogna anche valutare il grado di competenze necessarie per portare a termine l'attività e capire sé quelle attualmente a disposizione siano sufficienti oppure sia necessario affidarsi a qualcuno con più esperienza, a garanzia di un risultato migliore. Ecco perché alcuni ristoratori decidono di affidarsi a consulenti per la costruzione di mansionari e manuali operativi. Imparare a gestire meglio il proprio tempo significa imparare a ottenere risultati certi con il proprio business».