Buoni pasto, a chi spettano e come funzionano: le regole del 2023

I buoni pasto sono tra le forme di welfare contrattuale più diffuse, insieme alla previdenza complementare e alla sanità integrativa e consistono in un servizio offerto ai lavoratori per acquistare il pranzo presso gli esercizi convenzionati o fare la spesa in uno dei supermercati aderenti presenti sul territorio nazionale. Oggigiorno sono in crescita le aziende che forniscono i buoni pasto ai propri dipendenti, e anche questo servizio è attentamente regolamentato. In particolare, i buoni pasto elettronici o cartacei (ticket) vengono spesso riconosciuti dall’azienda ai lavoratori quando, non è presente nella sede di lavoro una mensa interna o esterna ma, lo diciamo subito, non è obbligata a erogarli. Vediamo di seguito i dettagli, punto per punto.

I buoni pasto: cosa bisogna sapere

Innanzitutto, è possibile distinguere i buoni pasto in base al formato: cartaceo o dematerializzato. La normativa che regola questo genere di ticket è cambiata spesso negli ultimi anni ed ha subito diverse modifiche che hanno portato ad un ampliamento del loro utilizzo che ora prevede la possibilità di cumulare i buoni fino ad 8 per volta per fare la spesa ma anche per pagare nei mercati ed agriturismi, nei bar, e nelle tavole calde, e in negozi di alimentari.

• Cosa dice il decreto MISE n. 122/2017: ha introdotto infatti, la possibilità di utilizzare i ticket per l’acquisto presso gli esercenti autorizzati alla “vendita al dettaglio e la vendita per il consumo sul posto dei prodotti provenienti dai propri fondi effettuata dagli imprenditori agricoli” e presso gli agriturismi, gli ittiturismi e negli spacci industriali. Inoltre, è stato il decreto pubblicato nel 2017 a stabilire che possono essere cumulati fino ad 8 buoni pasto e che potrà spenderli soltanto il titolare.

Resta però una delle regole più rigide la titolarità del buono pasto che non può essere ceduto ad altri, compresi i familiari, infatti, può essere speso sempre e solo dal titolare.

I buoni pasto sono emessi da una società terza che, in regime di convenzione con l’azienda, garantisce al lavoratore la possibilità di consumare il pasto, sia per il pranzo che per la cena e di poter beneficiare di buoni fruibili anche per fare la spesa al supermercato.

Chi ha diritto al buono pasto

I lavoratori che hanno diritto ai buoni pasto possono essere i dipendenti sia con contratto part-time che a tempo pieno, così come i collaboratori dell’azienda: il Decreto 7 giugno 2017, n. 122, riporta:

• “Regolamento recante disposizioni in materia di servizi sostitutivi di mensa, in attuazione dell’articolo 144, comma 5, del decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50.”, i buoni pasto sono utilizzabili solo dai “[…] prestatori di lavoro subordinato, a tempo pieno o parziale, anche qualora l’orario di lavoro non prevede una pausa per il pasto, nonché dai  soggetti che hanno instaurato con il cliente un rapporto di collaborazione anche non subordinato.”

L’azienda non è obbligata a dare i buoni pasto

Come anticipato, i buoni pasto sono un benefit aziendale, per tanto il datore di lavoro non è obbligato a concedere ai propri dipendenti i buoni pasto, salvo diversa indicazione contenuta nel CCNL di categoria applicato, nella contrattazione individuale o nella contrattazione decentrata (aziendale e/o territoriale).

Si tratta di fatto di un servizio sostitutivo della mensa aziendale, che le imprese non sono obbligate a garantire ai propri lavoratori, se non espressamente previsto dai contratti.

Buoni pasto elettronici e cartacei

I buoni pasto elettronici possono essere utilizzati esattamente allo stesso modo dei ticket cartacei. La differenza è che l’importo è accreditato al dipendente su una carta magnetica provvista di un microchip.

La carta dei ticket funziona come un bancomat o una carta di credito: l lavoratore pagherà la spesa per il servizio di mensa agli esercenti convenzionati tramite un terminale POS.

La novità riguarda soprattutto la tassazione prevista: con la card la soglia di esenzione dell’importo del buono pasto passa da 5,29 euro a 7 euro.

• Con la Legge di Bilancio 2020 è stato stabilito che: per i buoni pasto cartacei il limite di esenzione fiscale passa da 5,29 euro a 4 euro, mentre per quelli elettronici sale da 7 a 8 euro, modifiche volute per favorire l’utilizzo dei buoni pasto elettronici, tracciabili, che rendono più difficile l’evasione fiscale. Inoltre, i ticket elettronici sono più difficili da cedere ad altre persone.

Buoni pasto elettronici: la tassazione

Oltre all’esenzione fiscale fino a 8 euro di ciascun buono pasto elettronico (mentre abbiamo visto che per i cartacei l’esenzione passa a 4 euro), questo tipo di buono pasto vanta altri vantaggi:

• Per le aziende: Iva al 4%. Con i buoni pasto elettronici l’azienda può detrarre integralmente l’Iva sui ticket. Indetraibile, invece, per i ticket restaurant cartacei.
•  Per i liberi professionisti: titolari d’azienda e soci, aziende individuali possono detrarre invece l’Iva al 10% e il 75% delle spese per un importo massimo pari al 2% del fatturato.
•  Per le persone giuridiche: Ires 100%. Possono detrarre al 100% l’importo dei buoni pasto sia elettronici che cartacei, secondo quanto previsto dalla Circolare Ministeriale n. 6/E del 3 marzo 2009.

Regole e importi per lavoratori part-time e full-time: per i lavoratori assunti a tempo pieno vengono erogati i buoni pasto, elettronici o cartacei, di importo compreso tra i 2 e i 10 euro.

I lavoratori part-time, non essendo impiegati per l’intera giornata, generalmente non hanno diritto ai buoni pasto, ma in caso della presenza delle seguenti condizioni possono godere del beneficio:

•  orario di lavoro che copre la fascia oraria di un pasto;   
• distanza tra l’abitazione e l’azienda, che rende impossibile, per il lavoratore, consumare il pasto a casa propria.

Cos’è l’indennità sostitutiva di mensa

Cosa fare se non è possibile utilizzare i buoni pasto? Nel caso in cui la sede dell’azienda sia lontana da bar, ristoranti o supermercati convenzionati e agriturismi e quindi risulti impossibile o difficile utilizzare i buoni pasto, è possibile monetizzare l’importo garantito al lavoratore per il servizio di pranzo o cena. Si tratta appunto dell’indennità sostitutiva di mensa: al lavoratore viene erogato in busta paga l’importo di denaro corrispondente al valore del buono pasto garantito dall’azienda. Anche l’indennità sostitutiva di mensa è esente da tassazione, ma secondo le indicazioni dell’INPS solo ove ricorrano le seguenti condizioni:

• un orario di lavoro che comporti la pausa per il vitto;
• stabile assegnazione ad una unità produttiva;
• unità produttiva situata in un luogo che non consente di recarsi, senza l’utilizzo di mezzi di trasporto, al più vicino luogo di ristorazione per l’utilizzo di buoni pasto;

Come nel caso dei buoni pasto cartacei, l’indennità sostitutiva non è soggetta a tassazione fino ad un valore pari a 5,29 euro per i ticket restaurant cartacei e di 8 euro per i buoni pasto elettronici.

Il webinar: "Buoni pasto: cosa è cambiato"

Il prossimo 28 febbraio alle ore 15.00 si terrà un webinar sui buoni pasto organizzato dalla Fipe, dal titolo: Buoni pasto: cosa è cambiato.

Nel fornire una panoramica sulle azioni federali, verranno chiariti i recenti sviluppi normativi relativi alla regolamentazione delle gare pubbliche per l’affidamento del servizio sostitutivo di mensa tramite buoni pasto (dalla normativa transitoria prevista nel D.L. Aiuti – e prorogata con il D.L. “Milleproroghe”- a quella contenuta nello schema del nuovo Codice dei contratti pubblici oggetto di esame da parte del Parlamento), saranno fornite informazioni sulla gara CONSIP “BP10” del valore di oltre 1 miliardo di euro anche con l’obiettivo di definire le iniziative utili a monitorare il corretto funzionamento dell’attività di convenzionamento degli esercizi da parte delle società aggiudicatarie dei lotti e si apriranno alcune riflessioni in ordine al mercato privato, che necessita ancora di correttivi.

Potranno partecipare tutte le associazioni del sistema che, a loro volta, potranno estendere l’invito alle imprese associate interessate.

Relatori

• Luciano Sbraga, Vicedirettore FIPE-Confcommercio
• Giulia Rebecca Giuliani, Responsabile Area Legislativa Legale e Tributaria FIPE