A partire dal 1° gennaio 2025, le aziende - comprese quelle dell'Horeca - dovranno prestare molta più attenzione alle modalità di pagamento delle spese di trasferta e rappresentanza. La Manovra di bilancio 2025 introduce, infatti, l'obbligo di tracciabilità per tutte le spese relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporti, come taxi e noleggio con conducente (Ncc). In mancanza di pagamenti tracciabili, tali rimborsi saranno tassati in busta paga per i dipendenti e gli amministratori, e non saranno deducibili fiscalmente ai fini Ires e Irap per le imprese.
Horeca e aziende: attenzione ai nuovi obblighi sui rimborsi spese di trasferta
Il nuovo obbligo, contenuto nel disegno di legge della Manovra 2025, punta a rendere più trasparenti i rimborsi spese aziendali. Fino a oggi, era sufficiente raccogliere ricevute o scontrini per giustificare i costi sostenuti durante le trasferte; con l'entrata in vigore delle nuove norme, ciò non basterà più. Sarà obbligatorio dimostrare che le spese siano state pagate con metodi tracciabili, pena la tassazione dei rimborsi per i dipendenti e l'indeducibilità dei costi per le aziende. Tra i metodi di pagamento tracciabili rientrano:
- Bonifico bancario;
- Assegno bancario o circolare;
- Carte di credito o debito (sia personali che aziendali);
- Carte prepagate;
- Telepass e dispositivi simili per il pagamento di tratte autostradali, tangenziali o Ztl.
Per i dipendenti e i percettori di reddito assimilato (come gli amministratori con compenso), i rimborsi delle spese di trasferta pagate senza tracciabilità diventeranno parte del reddito imponibile e saranno quindi soggetti a tassazione in busta paga. Questo significa che, se le aziende non adotteranno sistemi di pagamento adeguati, il rimborso non sarà più esente per il lavoratore e risulterà meno conveniente anche per l'impresa. Una delle modalità più sicure per le aziende sarà l'utilizzo di carte aziendali intestate ai dipendenti, con addebito diretto sul conto dell'azienda. In alternativa, il dipendente potrà anticipare le spese con la propria carta di credito personale per poi ricevere il rimborso successivamente. Un aspetto importante riguarda infine i rimborsi chilometrici: ad oggi, il nuovo obbligo di tracciabilità non sembra influenzare questi rimborsi. L'indennità chilometrica, infatti, non dipende da specifiche spese sostenute, ma viene calcolata sulla base della distanza percorsa e del tipo di veicolo utilizzato, secondo le tabelle ACI. Questo rappresenta un'eccezione rilevante che semplifica, almeno in parte, la gestione delle trasferte.
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