Tutti gli errori da evitare nella gestione del magazzino del tuo ristorante

La gestione del magazzino è fondamentale per assicurare un miglior servizio, una corretta gestione tra sala e cucina e una verifica puntuale sui guadagni di un'attività di ristorazione. È come un "caveau" dove al suo interno si celano migliaia di euro nascosti fra i generi alimentari, bevande, farine semilavorati. Di conseguenza, chi fa della ristorazione il proprio business, tra i "numeri" che un ristorante deve tenere bene impressi ci sono anche quelli legati al magazzino (giacenza degli articoli, invio degli ordini ai fornitori, controllo degli sprechi, statistiche legate ai piatti più "gettonati").

Lo sa bene Giacomo Pini imprenditore, ceo e fondatore di GpStudios, azienda di consulenza e formazione in ambito ristorazione e turismo, nonché autore dei fortunati libri "Risto Boom. Crea il successo del tuo locale", "L’Arte del Breakfast" e "Il marketing territoriale dell'Italia che non ti aspetti. Come vendere i luoghi magici fuori dai circuiti turistici commerciali" che insieme al suo staff studia e analizza le performance delle attività di ristorazione al fine di ottimizzarle e renderle sostenibili economicamente.

I punti chiave: 

• L’importanza del magazzino nella gestione del locale
• I problemi più frequenti nella gestione di un magazzino
• Quanto si risparmia gestendo il magazzino in maniera responsabile

L’importanza del magazzino nella gestione del locale 

Per Pini il magazzino è un po’ come il "caveau" di un ristorante. «È il luogo in cui si celano migliaia di euro, sottoforma di prodotti freschi, sacchi di farina e pacchi di pasta, scatole di semilavorati, e così via - ha premesso il fondatore di GpStudios - Oltre a essere un luogo fisico, però, è anche un elemento imprescindibile per la strategica, efficace ed efficiente gestione di un locale di ristorazione. La gestione degli acquisti, infatti, è quella che va a determinare il potenziale di vendita di un locale durante ogni servizio e periodicamente diventa la base portante per effettuare tutti i dovuti controlli a livello di costo per tenere monitorati i numeri relativi alle materie prime e agli ingredienti utilizzati nella preparazione delle pietanze: sprechi, scarti, furto, autoconsumo, negligenze in fase di ordinazione, ricezione merci e conservazione del prodotto, parstock e variazione di prezzi di acquisto. Un simile discorso vale non solo per il magazzino della cucina in sé, ma anche per tutta la parte beverage, a partire dalla cantina dei vini. Tutte queste voci devono essere costantemente monitorate, altrimenti si rischia di vedersi accumulare prodotti nel caveau (troppi e/o troppo sbagliati). Peccato che molte volte manca un approccio responsabile alla gestione del magazzino».

I problemi più frequenti nella gestione di un magazzino 

Per Pini le problematiche legate alla gestione di un magazzino si potrebbero raggruppare in 3 macro-categorie. «La prima ha natura organizzativa - ha spiegato il fondatore di GpStudios - Cosa significa? Che nella maggior parte dei casi si tende a sottovalutare le politiche di approvvigionamento e la gestione della merce, da quando arriva a quando deve essere stoccata dentro armadi e refrigeratori per poi essere poi smaltita con criterio. Il problema principale è che manca un metodo di controllo e sono pochi i ristoratori che si prendono il tempo (o le risorse adibite a svolgere tale compito) per controllare che effettivamente quanto arrivato dal fornitore corrisponda a quanto ordinato, e che sia tutto in buono stato».

«Poi ci sono i problemi di carattere economico. Spesso si guarda di più a un eventuale risparmio economico immediato e si sottovalutano le successive ripercussioni. Faccio un esempio. Il nostro fornitore di fiducia propone uno sconto per acquistare quantità maggiori del solito prodotto, o magari per una versione alternativa a prezzo d’acquisto più basso. Questo perché “siamo i suoi clienti migliori” e allora ha pensato bene di farci un “regalo...”. Questo certamente potrebbe risultare positivo in termini di risparmio economico a livello di costo per ogni unità acquistata. Tuttavia, prima di accettare a occhi chiusi l’allettante offerta sarebbe più opportuno porsi alcune domande. C'è spazio sufficiente per la conservazione ottimale del prodotto acquistato? Quanto ci vorrà prima di raggiungere nuovamente il par stock, cioè il livello minimo per il riordino? Lo spazio occupato da un prodotto acquistato in maggiore quantità rischierà di precludere la possibilità di acquistare una varietà maggiore di prodotti? Quanto è lontana la data di scadenza del prodotto rispetto a quella di arrivo? La qualità del prodotto alternativo è in linea con ciò che propongo e ciò che si aspetta il cliente?».

Per Pini è bene organizzarsi e comprare il giusto per sprecare meno e vendere meglio. Ma non è tutto; ci sono anche i problemi di strategia. «Sono quelli che segnalano la mancanza di un invece necessario approccio numerico a tutta la gestione del locale - ha ripreso il fondatore di GpStudios - Il caso classico è quello per cui gli ordini vengono fatti “a sentimento”, senza sapere effettivamente quanta merce sia necessaria (o basti) acquistare. Questo il più delle volte è dovuto al fatto che non è stata fatta una grammatura precisa delle ricette, una standardizzazione del food cost, né tantomeno un check frequente, costante e continuativo dell’inventario. La conseguenza diretta di tutti questi problemi? Il locale perde soldi, li butta via in un modo o nell’altro e così può salutare per sempre i margini che gli permetterebbero invece di portare al successo la propria attività. O quanto meno di non avere il conto in rosso e mantenere alzata la serranda».

Quanto si risparmia gestendo il magazzino in maniera responsabile 

Per Pini gestire il magazzino in maniera intelligente e responsabile può portare grandi vantaggi. «Innanzitutto, da un punto di vista economico - ha spiegato il fondatore di GpStudios - Attraverso un progetto di standardizzazione che vada a dare una struttura all’intero processo di gestione delle merci è possibile ridurre altamente sprechi e vendite mancate. Guardando ai progetti che abbiamo seguito in GpStudios, si arriva facilmente a un 7% in meno, in alcuni casi si raggiunge addirittura un 20%. Il risparmio è maggiore quanto più precisa è la gestione numerica della merce e quanto più ottimizzate sono le politiche di approvvigionamento. In questo, la tecnologia può essere di grane aiuto. Oltre al risparmio economico, abbiamo anche un vantaggio reputazionale. Per vendere bene bisogna comprare bene e una buona gestione del magazzino permette al ristoratore di servire al cliente prodotti sempre freschi ma soprattutto di qualità».